葬儀の知識 株式会社館林博善社

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葬儀の知識 株式会社館林博善社

葬儀の受付を初めて依頼されたら
知っておこう【受付のやり方】

葬儀の受付を初めて依頼されたら知っておこう【受付のやり方】

身内や知人の葬儀の場合、受付係を依頼されることもあり得ます。
葬儀は故人の死を悼み、身を慎む場でありますので参列するだけでも緊張を感じると思います。その中で、受付係は最初に遺族の代わりに弔問客を迎え入れる大事な役割ですので、緊張は更に大きなものでしょう。

受付係を依頼された場合どのようなことに気をつけなければならないか、葬儀の受付係として知っておくべきマナーをお話しします。

※博善社でご葬儀を行っていただく場合は、博善社スタッフが受付係をいたします。
知人・関係者様にお願いしなくとも、以下のような様々なケースにプロが確実丁寧に対応いたしますのでご安心ください。

葬儀・告別式の受付係とは

葬儀・告別式の受付係は遺族の代わりに弔問客を迎え入れる係です。故人を偲びに訪れてくださる弔問客を、はじめに迎え入れる立場であるので、まずはマナーを知っておきましょう。

受付係の基本的なマナー

  • 身なりを整える
  • 丁寧な言葉遣いと対応を心がける
  • 遺族や弔問客の思いをくみとる
  • 立って弔問客をお迎えする
  • 香典を受け取る際や返礼品のお渡しするときは必ず両手で行う
  • 笑顔は慎み、無駄話や談笑はしない
  • 事前の準備をしっかりとしておく
  • 携帯電話はマナーモードか電源を切っておく

遺族や弔問客と同じく沈痛な思いであることを心に留めて、ご遺族の代理として皆様に向き合うことを心がけましょう。

受付係の主な役割について

  • 弔問客を迎え入れ、遺族側の立場として挨拶をする
  • 弔問客から香典をお預かりする
  • 芳名帳に名前と住所を記入していただく
  • 返礼品を弔問客にお渡しする
  • 返礼品の残量を確認(足りなそうなら葬儀社スタッフに依頼する)
  • 弔問客の上着や手荷物などを預かる場合もある
  • 館内の案内を行う
  • 会計係または喪主にお預かりした香典と芳名帳を渡す

受付係は弔問客を丁重に迎え入れるだけではなく、葬儀後の記録にも関わる香典などの金品のお預かりと芳名帳への記帳管理をしっかりと行わなくてはいけません。
その他にも、会場の案内や返礼品のお渡し、お荷物のお預かりなど多方面に気を配る重要な役割があります。

受付係は誰に依頼するの?

受付係は誰に依頼するの?

受付係は誰がしなければならないという決まりはありませんが、喪主をはじめ遺族席に座る直系の家族や親族以外の方に依頼します。また、受付係はやる事が多肢にわたるので一人で行うことはありません。だいたい、2名からで受付場所が2ヶ所になるような大規模な葬儀の場合は5人くらいで行います。
受付係は金品の管理や弔問客への丁寧な対応が求められるので、信頼できる人にお願いします。

一般葬の場合

喪主の友人や知人、遠縁の親族(故人の孫や孫の配偶者、いとこなど)、仕事関係の方、ご近所の方が務めることが多いです。

家族葬の場合

小規模である家族葬の場合、身内がほとんどですので喪主以外の親族が交代で行うことがあります。金銭トラブルが起きないよう、誰と誰が受付係を務めるかを事前に決めておきます。

依頼する人がいない場合

やむを得ず依頼する人がいない場合は、受付代行サービスをご利用ください。

家族葬の場合でも、葬儀があることを知った故人と所縁のある人や、喪主の知人が弔問に訪れることがあるので受付係を置いた方が良いです。遅れてくる方もいらっしゃるので、受付が無人にならないようにしましょう。

事前の準備

事前の準備

受付係は葬儀開始時刻の30分前から受付ができるよう準備をします。喪主や葬儀社とやる事の確認などがあるので、葬儀が始まる1時間前には会場に到着していてください。

服装

男女ともに清楚な格好を心がけましょう。

男性の喪服

  • ●準礼装であるブラックスーツ (上着はシングルでもダブルでも可)
  • ●白い無地のワイシャツ (NG:開襟シャツ、カラーシャツ、織り模様のシャツ)
  • ●黒い無地で結び下げのネクタイ (光沢のないもの、ネクタイピンは不要)
  • ●黒無地の靴下
  • ●黒でシンプルなデザインの革靴
  • ●髪型や髭は清潔に整える

女性の喪服

  • ●黒でシンプルなデザインのワンピース、アンサンブル、ツーピース、和装 (肌の露出は避ける)
  • ●ひざ下丈以上の長めのスカート
  • ●黒のストッキング (光沢のないもの)
  • ●一連のネックレス (真珠・黒曜石・黒オニキス)
  • ●黒いパンプス (光沢のないもの)
  • ●ネイルやメイクは控えめに
  • ●髪は乱れたり邪魔にならないようにする

式のスケジュール把握

式場に1時間前には入り、葬儀社スタッフから受付の一連のやり方について説明を受けます。
受付係のお焼香のタイミングは、葬儀社スタッフが会場の様子をみて促してくれます。
式の流れやタイムスケジュールもしっかり確認しておきましょう。

会場内の把握

弔問客に館内のトイレや控室、コインロッカーなどの場所を聞かれたときにスムーズに案内ができるよう、会場内のどこにあるのか受付が始まる前に館内全体を見回り把握しておいてください。

受付台に必要なものの確認

受付台に必要なものは葬儀社が準備をしてくれますが、何をどう使うか、どこにあるか葬儀社スタッフに確認しましょう。

  • 筆記用具
  • 芳名帳
  • 香典受け
  • 名刺受け
  • 返礼品
  • 覚え書き用メモ帳(用意が無い場合がある)

喪主の意向確認

事前に葬儀社スタッフが様々な想定をして喪主の意向を確認してくれています。それに従い、受付係全員が同じ対応をするようにしましょう。

「香典辞退」が喪主の意向である場合

  • ●相手が誰であっても断るのか?
  • ●御花代として渡された場合はどうするのか?
  • ●弔問客から「どうしてもお渡ししたい」と言われた場合はどうするのか?

返礼品について

  • ●連名や一同の場合はいくつ渡せば良いのか?
  • ●弔問客から「お返し不要」と言われた場合はどうするのか?

受付の流れと対応

①受付に弔問客が来たら挨拶をする
 例)

  • 本日はお忙しい中、ご参列いただき誠にありがとうございます。
  • お足元が悪い中、お越しいただきまして誠にありがとうございます。

■親族が受付に来た場合
例)この度は心よりお悔やみ申し上げます。

②弔問客からのお悔みの挨拶と香典を受け取る
「お預かりします」と言い両手で香典を受取る。

【香典辞退の場合の丁重なお断り】
 例)

  • 申し訳ありません。ご遺族の意志により御香典は辞退申し上げております。お気持ちだけ有り難く頂戴いたします。
  • 誠に勝手ながら、故人の遺志により御香典は辞退しております。お気持ちだけ有り難く頂戴いたします。

③芳名帳への記帳をお願いする
 例)

  • こちらにお名前とご住所をご記帳いただけますでしょうか。
  • 恐れ入りますが、こちらにお名前とご住所のご記入をお願いします。

④返礼品のお渡し
「こちらをどうぞ」「こちらは香典返しです」などと言い両手で渡す。

⑤会場への案内
必要に応じて「会場はあちらになります」とご案内します。
早めに来られて会場にまだ入れない場合は、ロビーに設けられた控え椅子へご案内します。

弔問客が途絶えたら香典と芳名帳を会計係か保管所に預けて一連の業務が終わりになります。

まとめ

まとめ|葬儀の受付を初めて依頼されたら知っておこう【受付のやり方】

葬儀という故人を偲ぶ大切な儀において、受付係を依頼されることは遺族より信頼されている方ですので、よほどの事がない限り謹んでお受けしましょう。
丁寧な対応と金品をお預かりする責任がありますが、常に葬儀社スタッフがサポートをしますので、過剰に心配せずにわからないことがありましたらお声がけください。

※博善社でご葬儀を行っていただく場合は、博善社スタッフが受付係をいたします。
知人・関係者様にお願いしなくとも、様々なケースにプロが確実丁寧に対応いたしますのでご安心ください。